Tilaisuuksien järjestämisestä..

Kun järjestää tilaisuuksia pitäisi olla mukava ja sopivan kokoinen paikka. Ei liian väljää, muttei liian tiivistäkään ja tietysti sen tilan tulisi toimia hyvin mikä nyt sitten se käyttötarkoitus onkaan sillä kertaa.
Tilaisuuden sanoman tulisi olla selvä. Jo kutsussa pitäisi kertoa mitä tilaisuus käsittelee ja luoda jotain mielikuvia ja odotuksia tilaisuuteen tulijalle.
Tilaisuudessa puhujien tulisi olla innostuneita, tuoda uusia ajatuksia kuulijoille ja esitykset tulisi harjoitella ja miettiä huolellisesti läpi ennen esitystä. Valmistautuminen on tässä onnistumisen kannalta tärkeää.
Lisäksi tulisi miettiä mitä tarjotaan, miten ihmiset pidetään kuulolla sekä mistä ja milloin esimerkiksi kiertokävelyt/ajalut lähtevät.

Niin, erityisen tärkeää on muistaa, että jos näistä asioista puhuu, niin kannattaisi myös itse toimia oppiensa mukaisesti. Esimerkki tuli tällä viikolla Finlandia-talosta, jossa tarkoituksena oli esitellä heidän uusia pian avautuvia tilojaan. No näin sitten se homma meni:

• Kutsu oli hivenen epämääräinen ja siitä ei kyllä tainnut oikein selvitä mistä tapahtumassa oli kyse.
• Tilaisuuteen tulijoita ei mitenkään merkitty paikalle tulleiksi. Näppärämpi tyyppi olisi kerännyt paikalla olijoiden nimet talteen ja käyttänyt jatkossa niitä hyödyksi.
• Kun show alkoi, kaksi ensimmäistä esiintyjää oli jokseenkin paniikissa. Toinen höpötteli menemään ja toisteli asioitaan paniikin vallassa ihan kuin ei olisi asiaansa tiennyt eikä ainakaan etukäteen harjoitellut. Toinen taas luki replansa muistilapuilta ja välillä sitten lukutaitokin oli kadoksissa ja sanoja tuli töksäytellen. Tarkoituksena oli myös rennon letkeästi siirtää puheenvuoro esiintyjältä toiselle, mutta melko pökkelöksi se meni.
• Tilaisuudessa tarjottiin ruokaa, mutta koska buffet-pöytiä oli vain kaksi, homma jonoutui pahasti ja ihmiset ihmettelivät mistä oli kyse. Näppärämpi olisi tässä vaiheessa hieman vaiheistanut porukkaa ja vaikka kierrättänyt osaa ympäri taloa katsomassa eri tiloja kuten tarkoitus oli.
• Kun ruokaa vihdoin sai, niin ruokailualuetta ei ollut mitenkään rajattu. Tästä johtuen ihmiset sitten hajaantuivat pahasti ympäri taloa löytämään itselleen mukavaa paikkaa mihin laskea lasin ja lautasen. Suurempi hyöty olisi ollut pitää ihmiset suurinpiirtein samassa paikassa ja samalla antaa vaikka vielä jotain tietoiskuja.
• Kierrokset talossa menivät ihan omia polkujaan. Kukaan ei tiennyt mistä ne kierrokset lähtevät ja milloin. Eikä niitä mitenkään myöskään huudeltu kasaan. Menit mukaan, jos ehdit ja ryhmän löysit.

Kaiken kaikkiaan aika floppi koko homma. Ei kyllä säväyttänyt tuollainen tapahtumien järjestäjä, jolla jo oman markkinointitilaisuuden järjestäminen mätti noin pahasti.